Giá trị tương đối của nguồn lực trong sản xuất

Việc thay đổi tầm quan trọng tương đối của bốn loại yếu tố đầu vào (lao động trực tiếp, thiết bị, nguyên liệu và hệ thống) cần đến những thay đổi trong chương trình nâng cao năng suất.

Tầm quan trọng ngày càng tăng của việc đầu tư vốn

Các thế hệ những người quản lý sản xuất đã được đào tạo theo quan niệm cho rằng tăng năng suất có nghĩa là tăng năng suất của lao động trực tiếp. Ngày nay, kết quả cho thấy là ý nghĩa của chức năng sản xuất nằm ở nơi khác. Nỗ lực tăng năng suất giờ đây hướng trọng tâm vào việc chống lãng phí trong việc sử dụng thiết bị và nguyên liệu.

Bỉ là một nước có mức giờ công lao động theo tuần và theo đầu người thấp nhất thế giới. Nhưng họ cũng là một trong những nền kinh tế có năng suất cao nhất với tỷ lệ sử dụng thiết bị rất cao. Điều đó chủ yếu lệ thuộc vào tính linh hoạt của lực lượng lao động trực tiếp. Nó cho thấy rằng năng suất lao động cao hơn là xuất phát từ việc có được một khối lượng lớn những đồng Franc (Bỉ) để giảm chi phí nhân lực. Đó cũng chính là nguyên nhân giải thích tại sao công nghiệp của Bỉ lại có khả năng giảm được chi phí đầu tư vốn của họ.

Hiện tượng này không tồn tại ở cấp vĩ mô. Các công ty nhỏ thường có tính linh hoạt cao do lực lượng lao động dễ điều chỉnh cho phép duy trì mức độ hoạt động của máy móc thiết bị luôn ổn định. Salmon, một công ty của Pháp chuyên sản xuất máy bơm và phụ kiện đường cung cấp nước với 700 công nhân đã đưa vào áp dụng một hệ thống công việc có thể tính theo tuần. Ở hầu hết bộ phận, tuần làm việc dao động trong phạm vi 33 đến 43 giờ, tùy thuộc nhu cầu. Vì vậy, thay vì cố định thời gian một tuần làm việc, đôi khi công nhân rất nhàn rỗi và đôi khi lại cần có sự trợ giúp tạm thời khác, tính linh hoạt đã được thiết lập ngay trong nội bộ lực lượng lao động của công ty. Một số người làm việc theo hệ thống hai ca, mỗi ca 6 giờ, một số khác làm việc theo hệ thống bốn ca hoặc năm ca. Kết quả là thiết bị được tận dụng tối đa và được sử dụng ở mức 155 giờ mỗi tuần. Thời gian còn lại không phải là thời gian ngừng máy mà là thời gian dành cho việc bảo dưỡng.

Những gì đúng với thiết bị thì cũng đúng với nguyên liệu. Trong rất nhiều dây chuyền sản xuất, nguyên liệu và cấu kiện chiếm tới 80% chi phí sản xuất. Việc giảm lãng phí bằng cách nâng cao chất lượng và cải thiện hệ thống kiểm soát bằng thống kê có thể có một ảnh hưởng đáng kể đối với năng suất dây chuyền. Theo kết quả khảo sát của McKinsey and Co. năm 1989, các giám đốc điều hành của 230 công ty châu Âu hàng đầu đã cho rằng tổng số doanh thu của họ có thể tăng lên trung bình 17% và chi phí khả biến có thể giảm xuống 35% nếu hệ thống quản lý chất lượng đồng bộ được triển khai thực sự.

Nguồn lực mới: thông tin

Không ai có thể phủ nhận việc thông tin đóng vai trò quan trọng trong quản lý sản xuất. Thông tin thị trường luôn giúp cho việc xác định năng lực sản xuất và điều hành việc thực hiện các kế hoạch. Số liệu về qui trình công nghệ có thể góp phần giúp cải thiện việc tổ chức quá trình sản xuất. Tuy nhiên, xu thế hiện nay đã thể hiện một sự thay đổi rõ rệt, trong đó, thông tin được coi là một nguồn lực riêng biệt.

Để đáp ứng kịp thời với những thay đổi về điều kiện hoạt động của thị trường và để đáp ứng tốt hơn những yêu cầu của khách hàng, quá trình sản xuất đã đưa yếu tố thông tin vào tận từng phân xưởng. Trong một thế giới gồm các hệ thống cung ứng linh hoạt, kịp thời, các bộ lọc chắn giữa người sản xuất và người tiêu dùng không thể tồn tại được nữa. Những bộ phận chào hàng, những người nghiên cứu thị trường, những người lập kế hoạch thị trường, những người lập kế hoạch sản xuất có vai trò rất quan trọng nhưng cũng chính họ thường hay làm méo mó thông tin giữa người sử dụng và người sản xuất. Mối quan hệ cơ bản này cần được bảo vệ một cách thận trọng để tránh những sai lệch có thể phát sinh từ những khâu trung gian khác.

Thông tin cũng được tổng hợp trực tiếp từ quá trình sản xuất. Các số liệu về công nghệ, thị trường, người cung ứng và môi trường đã có những đóng góp vào các quyết định chính sách có tính cạnh tranh. Thông tin đã trở nên quan trọng hơn, không còn là yếu tố hỗ trợ sản xuất đơn thuần. Nó đã trở thành một nguồn lực đầy đủ ý nghĩa của khái niệm này. Cắt bỏ việc cung cấp thông tin sẽ làm nhiều doanh nghiệp rơi vào tình trạng chuệch choạc, mất phương hướng.

Các hãng sản xuất thời trang hay các mạng lưới phân phối kiểu như hãng Marks & Spencer của Anh hiểu rất rõ rằng mọi sự gián đoạn về thông tin đều có nghĩa là khó khăn sẽ nảy sinh đối với việc sản xuất. Lĩnh vực này thường phải tổ chức xây dựng hai bộ sưu tập mẫu thời trang hàng năm nhưng giờ đây, họ đã phải cho ra mắt ít nhất bảy bộ sưu tập. Các bộ mùa hè và mùa đông đã được mở rộng thành bốn bộ theo từng mùa, thêm một bộ cho lễ Giáng sinh, hai bộ cho thể thao, một bộ cho trời nắng, một bộ cho mùa tuyết. Như vậy, công ty như kiểu Marks & Spencer chỉ có 35 ngày để đánh giá, thiết kế, sản xuất và tung ra thị trường cho mỗi bộ sưu tập thời trang. Điều đó có nghĩa là nếu họ chậm trễ một ngày trong việc đáp ứng với những khuynh hướng mốt mới nhất, họ sẽ dễ dàng mất đi lợi thế cạnh tranh của mình. Tính kịp thời về thời gian trong ngành công nghiệp này là yếu tố quyết định. Và tất cả những điều đó tùy thuộc vào các nguồn thông tin thường xuyên và được cập nhật từng giây phút.

Thông tin sử dụng được xem như một nguồn lực tự nhiên. Vì không cần đến một khoản chi phí nào cho nó, dường như đang có một thứ gì đó đang tự do “chảy” xung quanh chúng ta. Tuy nhiên, một khi thông tin đã trở thành một nguồn lực sản xuất, nó cần được nhìn nhận theo một cách thức khác đi. Giống như mọi nguồn lực khác, nhân lực chẳng hạn, họ được lựa chọn, đào tạo và đề bạt, nguồn thông tin phải được quản lý chặt chẽ. Rất nhiều câu hỏi cần có những câu trả lời chính xác, ví dụ như:

                     •  Thông tin cho sản xuất được thu thập bằng cách nào và mức độ thường xuyên ra sao?

•  Nó được lưu trữ như thế nào?

•  Nó được hoàn thiện như thế nào?

•  Các công ty học tập được gì từ những thông tin hiện nay?

•  Thông tin được xây dựng để mô tả quá trình, phản ứng của thị trường, màng lưới những người cung ứng và những hiểu biết về tình trạng cạnh tranh cơ bản khác như thế nào?

Các nguồn lực sản xuất không chỉ bao gồm yếu tố nhân lực. Mọi đầu vào cần được đánh giá và được tính vào trong quá trình sản xuất và trong công tác quản lý.

Những người cung ứng là những nguồn lực của công ty

Những người cung ứng cũng có thể có ảnh hưởng làm thay đổi quan điểm của chúng ta về nguồn lực. Trước đây, các định nghĩa về năng suất chỉ tính đến những nguồn lực do công ty sở hữu và kiểm soát. Các công ty đánh giá năng suất của lao động trực tiếp, của thiết bị hoặc của việc sử dụng nguyên vật liệu. Nhưng như vậy, sẽ khó tối ưu hóa được toàn bộ quá trình.

Các nhà máy không hoạt động trong môi trường chân không. Chúng được tập hợp bởi những chuỗi giá trị tạo nên giá trị sử dụng cuối cùng. Để tạo ra giá trị này một cách có kết quả nhất, các công ty không chỉ cần thúc đẩy năng suất của các cơ sở chính của mình mà còn cần góp phần vào việc tạo ra năng suất cho toàn bộ chuỗi giá trị. Điều đó có nghĩa là cần xây dựng mối quan hệ hợp tác với những người cung ứng và những người phân phối sản phẩm. Những hoạt động đầu tư vào quá trình công nghệ và cải tiến việc sử dụng nguyên vật liệu cần được thực hiện trong mối liên hệ với những đối tác này.

Sản xuất một cuốn sách chẳng hạn, gồm 15% chi phí sản xuất, 35% chi phí vật tư biên tập và quyền tác giả, 50% cho chi phí phát hành. Chi phí sản xuất bao gồm giấy, mực in, ... (50 %), đóng (26 %) và in (19 %). Tăng năng suất bằng cách tập trung vào việc giảm 3% chi phí in sẽ không mang lại kết quả đáng kể. Năng suất chỉ có thể được tạo nên trên toàn bộ chuỗi bao gồm tác giả, biên tập, nhà in và người cung ứng vật tư in ... kết hợp lại để tạo ra một giá trị khách hàng cao hơn.